Escrever ou descrever procedimentos? Escrever é um processo criativo, que origina-se do imaginário.
Descrever é um processo que também faz uso da criatividade, mas deve prender-se objetivamente á realidade e à funcionalidade daquilo que se deseja expressar.
A descrição de um processo qualquer – administrativo; técnico; técnico-administrativo – é a imagem literal, padronizada, do que se deseja comunicar. Deve ser objetiva e escrita de tal forma que as informações sejam imediatamente compreendidas. “O Quê”; “Quem”; Quando” “Porque”; “Para quem”; “Como”, “Quanto”, são questões que devem ser claramente respondidas nas instruções técnicas de processo e trabalho.
Esses textos devem considerar, necessariamente, os parâmetros de execução; o “Modus Operandus” da organização; e a Norma de gestão envolvida – ISO 9001; ISO 14001; ISO 16949; OHSAS; e outras.
Instruções inadequadamente escritas são potenciais criadoras de Não-conformidades. Redação técnica é diferente de redação literária.
Nos casos específicos de sistemas de gestão, as instruções são escritas (ou descritas) para tornarem-se padrões. E os padrões somente podem ser considerados implementados quando são aprovados; são conhecidos - divulgados; são replicáveis e são reprodutíveis. Devem ser simples; práticos; concisos.
Antonio Haele Arnaut,
Consultoria em Sistemas de Gestão da Qualidade
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